Exclusão do Simples Nacional: o que fazer ao ser notificado

Entre 20 e 23 de março de 2026, a Receita Federal disponibilizou mais de 1,1 milhão de Termos de Exclusão a optantes do Simples Nacional com débitos em aberto: cerca de 698 mil microempresas e empresas de pequeno porte e 404 mil MEIs, somando aproximadamente R$ 12,9 bilhões. Estados e municípios também podem emitir esse tipo de comunicado, por dívidas de ICMS, ISS e outros tributos próprios.

Muitos empresários só descobrem a notificação tarde, porque ela não chega por carta nem por e-mail. Ela fica na caixa postal eletrônica do Simples Nacional. Neste artigo, explicamos por que o Termo é emitido, como identificar e controlar os prazos, como conferir e regularizar as pendências e qual é o impacto no caixa da empresa.

Por que a empresa recebe o Termo de Exclusão

A Lei Complementar nº 123/2006 prevê vários motivos de exclusão do Simples Nacional. Neste artigo, tratamos de dois motivos:

débito com o INSS ou com as Fazendas Públicas (federal, estadual ou municipal) cuja exigibilidade não esteja suspensa (art. 17, V);
ausência de inscrição ou irregularidade em cadastro fiscal federal, estadual ou municipal, quando exigível (art. 17, XVI).

Os débitos mais comuns são DAS em atraso, parcelamentos não pagos, contribuições previdenciárias, débitos inscritos em dívida ativa da União e, no âmbito estadual, ICMS e até IPVA de veículos da empresa. Para citar um exemplo histórico, em agosto de 2025 a Receita Estadual do Paraná notificou 28.834 optantes por débitos dessa natureza.

Cada ente (Receita Federal, Estado e Município) emite o próprio Termo. Resolver as pendências federais não resolve um comunicado estadual, e o inverso também vale.

Regularização e contestação têm prazos diferentes

Nas exclusões motivadas por débitos ou por irregularidade cadastral, a empresa tem até 90 dias, contados da ciência da comunicação, para comprovar a regularização e permanecer no Simples. O prazo era de 30 dias e foi ampliado pela LC nº 216/2025 (art. 31, § 2º, da LC 123/2006). Esse prazo não se aplica a qualquer motivo de exclusão: vale para as duas hipóteses descritas acima.

Para contestar um Termo emitido pela Receita Federal, o prazo é de 20 dias úteis contados da ciência, conforme a alteração feita pela LC nº 227/2026 no Decreto nº 70.235/1972. Estados e municípios seguem o próprio processo administrativo, e o prazo vem indicado no Termo.

Não espere o prazo de regularização terminar para avaliar uma contestação. Quando a empresa entende que o débito não existe, a janela de defesa é bem mais curta.

Como identificar a data de ciência

A ciência acontece no dia em que a empresa consulta a mensagem no DTE-SN (Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional). Se ninguém consultar, ela é presumida no 45º dia corrido após a disponibilização (LC 123/2006, art. 16, §§ 1º-A a 1º-D).

Segundo a Receita Federal, se a consulta ocorrer em dia não útil, ou se o 45º dia cair em dia não útil, a ciência passa para o primeiro dia útil seguinte. Por isso, a contagem deve partir do registro individual de cada comunicação no DTE-SN, e não de uma data geral divulgada na imprensa.

Ao encontrar um Termo, encaminhe imediatamente o Termo e o Relatório de Pendências à contabilidade e registre as duas datas-limite: a da contestação e a da regularização.

Passo a passo ao receber o comunicado

1. Leia o Termo e o Relatório de Pendências

Acesse o Portal do Simples Nacional ou o e-CAC com certificado digital ou conta gov.br (nível prata ou ouro) e abra o DTE-SN. O Termo indica o ente que o emitiu, o motivo e os efeitos previstos. O Relatório de Pendências lista cada débito ou irregularidade.

2. Confira se as pendências são realmente devidas

Antes de pagar, cruze o relatório com os pagamentos e as declarações da empresa. Verifique se há DAS pago com código errado, parcelamento quitado que não foi baixado ou PGDAS-D transmitido com valor incorreto. Nesses casos, o caminho pode ser retificar, pedir revisão ou contestar.

3. Regularize as pendências

A regularização pode significar quitar o débito, suspender sua exigibilidade (por exemplo, com um parcelamento formalizado) ou corrigir o cadastro fiscal. Parcelar não equivale a quitar: a dívida continua existindo, mas deixa de ser exigível enquanto o acordo for cumprido (CTN, arts. 151 e 156).

As principais modalidades são:

pagamento à vista, com multa e juros;
parcelamento ordinário do Simples Nacional na Receita Federal, para ME e EPP, em até 60 parcelas mensais, com parcela mínima de R$ 300. O pedido só produz efeito com o pagamento tempestivo da primeira parcela;
parcelamento ou transação na PGFN, para débitos já inscritos em dívida ativa da União, pelo portal Regularize;
parcelamento junto ao Estado ou ao Município, para ICMS e ISS inscritos em dívida ativa desses entes.

O MEI tem regras próprias de parcelamento, diferentes das condições descritas acima para ME e EPP.

Para afastar a exclusão motivada pelos débitos do Termo, é necessário regularizar, dentro dos 90 dias, todos os débitos constantes do Relatório de Pendências. Regularizar apenas parte deles não resolve o conjunto que motivou o Termo. A Receita Federal admite pagamento à vista ou parcelamento. No parcelamento, confira quais débitos foram incluídos e cumpra as condições para sua efetivação, inclusive o pagamento da primeira parcela. Acompanhe depois o processamento da regularização e a situação da empresa no Portal do Simples Nacional.

Exemplo com dados fictícios, considerando uma ME com dívida consolidada de R$ 18.000 no parcelamento ordinário da Receita Federal, sem reparcelamento:

Opção	Desembolso inicial	Desembolso mensal	Observação
À vista	R$ 18.000	—	Encerra o débito de imediato
Parcelamento em 60 vezes	1ª parcela (condição para validar o pedido)	R$ 18.000 ÷ 60 = R$ 300, acrescidos dos encargos legais	Valor final conforme a consolidação e as condições do sistema

No parcelamento ordinário, o acordo pode ser rescindido quando ficam três parcelas sem pagamento, consecutivas ou não, ou quando resta saldo após o vencimento da última. Manter as parcelas em dia é condição para que a regularização continue válida.

4. Conteste quando houver erro

Se o débito não existe, já foi pago ou está com exigibilidade suspensa, apresente a contestação dentro do prazo, com os comprovantes. Na Receita Federal, o pedido é feito pelo e-CAC, em processo digital próprio para contestar a exclusão.

No procedimento federal, a impugnação apresentada dentro do prazo suspende a exclusão até a decisão definitiva, e a empresa permanece optante nesse período. Por outro lado, a Receita informa que, enquanto a contestação estiver pendente, a empresa não pode solicitar nova opção pelo regime.

5. Acompanhe o resultado

Guarde comprovantes de pagamento e recibos de parcelamento e acompanhe a situação da empresa no Portal do Simples Nacional até confirmar que a pendência foi processada. Uma certidão positiva com efeitos de negativa pode ser emitida mesmo com dívida parcelada (CTN, art. 206). Por isso, a certidão sozinha não comprova o cancelamento do Termo.

E se o prazo já terminou?

No lote federal de 2026, a Receita Federal informa que as empresas que não regularizaram as pendências dentro do prazo terão a exclusão com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, salvo contestação pendente ou decisão aplicável ao caso. Até 31 de dezembro de 2026, a empresa continua optante e deve cumprir as obrigações do regime.

Regularizar depois do prazo não garante o cancelamento da exclusão. Antes de definir os próximos passos, é necessário conferir a situação da empresa, os efeitos previstos no Termo e a existência de contestação ou decisão aplicável. Quando houver controvérsia jurídica, procure avaliação de advogado tributarista.

Para quem será excluído, o passo seguinte é uma simulação tributária e operacional para 2027, ano em que a CBS passa a ser cobrada e substitui o PIS e a Cofins (veja o que muda com o IBS e a CBS e quando vale recolher IBS e CBS por fora do DAS). Pela LC 123/2006, com a redação dada pela LC 214/2025, o pedido de retorno ao Simples passa a ser feito em setembro, com efeitos no ano seguinte. A referência para voltar em 2028 é, portanto, setembro de 2027, desde que não haja pendências e sujeita a eventuais alterações normativas. Para o MEI, a opção pelo Simei continua sendo feita em janeiro.

Uma situação específica: as empresas que pediram ingresso ou retorno ao Simples para 2027 dentro do prazo (encerrado em 15/10/2026) e tiveram o pedido inicialmente indeferido por pendências impeditivas podem regularizá-las até 30/10/2026, conforme a orientação oficial sobre a Resolução CGSN nº 194/2026. Essa data não reabre o prazo de opção nem prorroga os Termos de Exclusão.

Impacto no fluxo de caixa

Ignorar o Termo costuma sair mais caro do que tratá-lo a tempo. A exclusão muda a tributação da empresa, e o débito continua sendo cobrado. O pagamento à vista exige caixa imediato. O parcelamento dilui o desembolso, mas soma uma prestação mensal, acrescida dos encargos legais, ao DAS e aos demais compromissos por até cinco anos. Antes de escolher, projete o caixa dos próximos meses e confirme que a parcela cabe nele.

Como evitar um novo comunicado

Consulte o DTE-SN com frequência, com um responsável definido na empresa ou na contabilidade (por procuração eletrônica). Uma consulta mensal deixa pouca margem para organizar uma contestação.
Registre os prazos assim que uma comunicação aparecer.
Pague o DAS até o dia 20 e evite os erros mais comuns (veja erros no DAS que geram multa).
Acompanhe os parcelamentos ativos, parcela a parcela.
Mantenha os cadastros federal, estadual e municipal atualizados.

Conclusão

O Termo de Exclusão exige ação rápida, mas não significa automaticamente o fim do Simples Nacional para a empresa. Identificar a data de ciência, conferir as pendências e efetivar a regularização dentro do prazo são os passos que preservam o regime. Para quem já perdeu o prazo, o foco passa a ser entender a situação e planejar 2027 com antecedência.

A Maxima BPO pode apoiar a conferência das pendências, a avaliação das modalidades de regularização e o planejamento contábil e tributário da sua empresa. Fale com nossa equipe pelo WhatsApp.

Fontes:

Conteúdo informativo, com base na legislação verificada em 22/10/2026. Não substitui a análise individual da situação de cada empresa, e as regras podem mudar.